Cập nhật quy trình đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 2025
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là lựa chọn mà đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và các mô hình kinh doanh xuyên biên giới, phạm vi đối tượng được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũng đã được mở rộng và quy định chặt chẽ hơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ và chính xác những đối tượng nào được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và những lưu ý trong quá trình thực hiện thủ tục trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung tại nghị định 70/2025/NĐ-CP về đối tượng áp dụng như sau:
1. Tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ:
+ Doanh nghiệp Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam
+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
+ Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác
+ Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ
+ Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh
+ Doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại VN có hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT, nền tảng số và các dịch vụ khác tự nguyện đăng ký sử dụng HĐĐT
2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
4. Người nộp thuế, phí và lệ phí.
5. Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
6. Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
7. Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
8. Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
9. Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.
Quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT – Cập nhật theo quy trình điện tử mới
Những trường hợp thuộc diện rủi ro của NNT
+ NNT là người đại diện theo pháp luật, đại diện HKD, cá nhân kinh doanh
+ NNT là chủ doanh nghiệp tư nhân đã từng hoặc đang là người đại diện theo pháp luật
+ NNT là đại diện HKD, cá nhân kinh doanh hoặc chủ DN tư nhân khác mà NNT đó có trạng thái MST không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh
+ NNT ngừng hoạt động chưa hoàn thành thủ tục đóng MST
+ NNT tạm ngưng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế
+ NNT có hành vi vi phạm về thuế, hoá đơn
Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT
Căn cứ tại Điều 1 nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
+ Trường hợp NNT thay đổi thông tin người đại diện pháp luật thì thực hiện theo trình tự như đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử lần đầu
+ Trường hợp thay đổi các thông tin sử dụng hoá đơn điện tử khác thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế gửi yêu cầu xác nhận qua địa chỉ thử điện tử hoặc số điện thoại của người đại diện theo thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế
+ Trường hợp công ty mẹ cần khai thác dữ liệu của các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty mẹ.
