Công văn 2653/DAN-QLDN2 hướng dẫn hồ sơ khi thuê khoán công việc để được ghi nhận chi phí hợp lý tính thuế TNDN?

Vừa mới đây, Thuế thành phố Đã Nẵng đã ban hành Công văn 2653/DAN-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn các điều kiện tính chi phí được trừ đối với hợp đồng giao khoán cá nhân xây dựng.

Hương dẫn từ cơ quan thuế

Theo đó, đối vấn đề hồ sơ chi tiết khi thuê khoán công việc để được ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN, Thuế thành phố Đã Nẵng thuộc Cơ quan thuế có ý kiến như sau:

Căn cứ tại điểm a khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương tiền công như sau:

Các khoản thu nhập chịu thuế

Theo quy định tại Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân và Điều 3 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm: ...

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền ...

Căn cứ điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế ...

i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân...

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Từ những căn cứ trên, Cơ quan thuế hướng dẫn hồ sơ chi tiết khi thuê khoán công việc để được ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN như sau:

Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng giao khoán với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để thực hiện các hạng mục công việc trong công trình xây dựng thì trường hợp này được xem như là một người lao động nên thu nhập nhận được thuộc diện chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân.

Tuy nhiên, nếu cá nhân đã đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp phải xếp trường hợp này vào nhóm cung ứng dịch vụ. Khi đó, cá nhân này phải thực hiện khai báo thuế theo quy định đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Dưới đây là bộ hồ sơ hợp đồng thuê khoán để được ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN bao gồm:

- Hợp đồng giao khoán (có thể ký trực tiếp với người lao động hoặc người đại điện cho cả một nhóm);

Lưu ý: Trường hợp đại diện cho cả một nhóm thì phải kèm theo tên từng người thực hiện công việc và căn cước công dân của những người đó để khai báo thuế cho từng người

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Biên bản nghiệm thu sản lượng hoặc biên bản xác nhận công việc hoàn thành;

- Bảng chấm công;

- Căn cước công dân của người lao động;

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu như chi trả từ 5 triệu trở lên theo quy định;

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và các hồ sơ khác… (nếu có)

Kết luận

Hiện hành quy định khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vẫn đang được áp dụng theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC với mức thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho đến khi có văn bản thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Tuy nhiên, theo đề xuất mới của Bộ Tài chính, cá nhân có thu nhập vãng lai từ 5 triệu đồng/lần trở lên mới bị khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi nhận tiền, thay vì mức 2 triệu đồng như hiện nay. Quy định này áp dụng với người không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, bao gồm tiền công, thu lao hay các khoản chi khác.