Thời gian khai báo hồ sơ BHXH khi phát sinh tăng giảm lao động: Doanh

Thời gian khai báo hồ sơ BHXH khi phát sinh tăng giảm lao động: Doanh nghiệp cần lưu ý gì

Ngày đăng: 06/08/2025 01:26 PM

Thời gian khai báo hồ sơ BHXH khi phát sinh tăng giảm lao động: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Việc khai báo kịp thời các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH) khi có thay đổi về nhân sự là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động (NLĐ), việc tuân thủ đúng thời hạn còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý và xử phạt hành chính.

Dưới đây là 5 công việc quan trọng và thời hạn thực hiện cụ thể mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ:

Bước 1: Kê khai tham gia BHXH bắt buộc cho NLĐ mới

Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày NLĐ đủ điều kiện.
Ghi chú: Trường hợp ngoại lệ theo điểm m, n khoản 1 Điều 2 – Luật BHXH.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ lao động, hợp đồng và điều kiện tham gia BHXH để không bỏ sót thời hạn này.

Bước 2: Kê khai điều chỉnh lương hoặc tăng/giảm NLĐ

Thời hạn: Chậm nhất ngày 28 hàng tháng.
Ghi chú: Không nộp dồn vào cuối tháng. Có thể kê khai tối đa 3 lần trong tháng.
Lưu ý: Đây là bước thường xuyên bị nhầm lẫn khi NLĐ có biến động lương hoặc chuyển vị trí. Kê khai sai thời điểm có thể ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH của NLĐ.

Bước 3: Nộp hồ sơ giảm ngay khi có quyết định nghỉ việc

Thời hạn: Ngay sau khi có quyết định nghỉ việc.
Ghi chú: Không cần đợi đến ngày 28.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần thực hiện đồng thời các thủ tục chấm dứt hợp đồng, tính lương cuối cùng và nộp hồ sơ giảm BHXH để tránh phát sinh truy thu tháng kế tiếp.

Bước 4: Nộp tiền BHXH cho tháng phát sinh

Thời hạn: Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.
Ghi chú: Tiền đóng tháng nào phải đủ cho tháng đó.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên rà soát số lao động tham gia BHXH và mức lương đóng để tránh sai lệch. Việc chậm nộp dễ dẫn đến bị tính lãi chậm nộp.

Bước 5: Nhận tờ rời đóng BHXH/BHTN của NLĐ nghỉ việc

Thời hạn: Sau khi cơ quan BHXH xử lý hồ sơ giảm.
Ghi chú: Trả cho NLĐ để làm thủ tục hưởng chế độ (trợ cấp thất nghiệp, hưởng BHXH 1 lần…).
Lưu ý: Tờ rời là chứng từ quan trọng, doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao, đối chiếu đúng thời gian đóng để bảo vệ quyền lợi cho NLĐ khi có khiếu nại.

Kết luận

Mỗi bước trên đều có thời hạn rõ ràng và quy định cụ thể. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, giao trách nhiệm cho phòng nhân sự/kế toán theo dõi định kỳ để đảm bảo: