Công văn 2712/CT-CS: Doanh nghiệp không được tự đặt ký hiệu biên lai điện tử ngoài quy định

Ngày 28/04/2026, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 2712/CT-CS hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng ký hiệu biên lai điện tử của tổ chức, doanh nghiệp. Nội dung công văn tập trung làm rõ nguyên tắc sử dụng ký hiệu biên lai theo đúng quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Căn cứ pháp lý về ký hiệu biên lai điện tử

Theo Công văn 2712/CT-CS, Cục Thuế dẫn chiếu quy định tại Phụ lục II.B Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính về mẫu ký hiệu biên lai điện tử.

Phụ lục II.B MẪU KÝ HIỆU BIÊN LAI ĐIỆN TỬ

1. Ký hiệu mẫu biên lai điện tử có 5 ký tự gồm:

03 chữ cái (EBL) và 02 ký tự số (01) thể hiện biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá, (02) thể hiện biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá.

Ví dụ: EBL01, EBL02

2. Ký hiệu biên lai điện tử gồm 03 ký tự:

Hai ký tự đầu tiên là hai (02) chữ số Ả-rập thể hiện năm lập biên lai điện tử được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập biên lai điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập biên lai điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T áp dụng đối với biên lai điện tử do tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Đồng thời, công văn nêu rõ:

“Ký hiệu biên lai gồm 03 ký tự trong đó ký tự cuối là chữ T áp dụng đối với biên lai điện tử do tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.”

Trên cơ sở đó, Cục Thuế xác định việc sử dụng ký hiệu “25E” là không phù hợp với quy định hiện hành.

Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hoặc đơn vị có nhiều hệ thống thu phí, lệ phí độc lập thường có nhu cầu tự phân biệt biên lai bằng cách đặt thêm ký hiệu quản trị nội bộ. Tuy nhiên, theo hướng dẫn của cơ quan thuế, việc ký hiệu biên lai phải tuân thủ đúng cấu trúc theo quy định pháp luật và không được tự ý thay đổi.

Cục Thuế hướng dẫn rằng trường hợp đơn vị có nhiều hệ thống thu phí, lệ phí độc lập thì nên thực hiện phân biệt biên lai phát sinh thông qua:

• Các tiêu thức thông tin nghiệp vụ;
• Giải pháp kỹ thuật trên hệ thống;
• Hệ thống quản trị và đối soát dữ liệu nội bộ.

Việc này nhằm đảm bảo:

• Đáp ứng yêu cầu quản lý;
• Thuận tiện đối soát dữ liệu;
• Tuân thủ nguyên tắc lập, quản lý biên lai theo quy định hiện hành.

Rủi ro khi sử dụng sai ký hiệu biên lai

Việc doanh nghiệp tự đặt hoặc sử dụng ký hiệu biên lai không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình quản lý và thanh tra thuế như:

• Không đảm bảo tính hợp lệ của biên lai điện tử;
• Phát sinh vướng mắc khi giải trình với cơ quan thuế;
• Ảnh hưởng đến việc quản lý dữ liệu và đối chiếu chứng từ;
• Có nguy cơ bị yêu cầu điều chỉnh hoặc xử lý lại dữ liệu biên lai đã phát hành.

Trong bối cảnh ngành thuế đang đẩy mạnh quản lý điện tử và chuẩn hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc xây dựng hệ thống phát hành biên lai đúng chuẩn ngay từ đầu để tránh các sai sót phát sinh về sau.

Khuyến nghị

Doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng biên lai điện tử nên rà soát lại:

• Ký hiệu biên lai đang áp dụng;
• Cấu hình phần mềm phát hành biên lai;
• Quy trình quản lý dữ liệu thu phí, lệ phí;
• Sự phù hợp giữa hệ thống nội bộ và quy định pháp luật hiện hành.

Đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhiều hệ thống thu độc lập hoặc vận hành nhiều phần mềm khác nhau, cần xây dựng phương án quản trị dữ liệu bằng giải pháp kỹ thuật thay vì tự thay đổi ký hiệu biên lai trái quy định.

Công văn 2712/CT-CS là một hướng dẫn quan trọng cho thấy xu hướng quản lý ngày càng chặt chẽ đối với dữ liệu biên lai điện tử và tính chuẩn hóa trong hệ thống quản lý thuế hiện nay.