Phiếu quà tặng, giảm giá, Voucher hết hạn có phải xuất hóa đơn không?

1. Căn cứ pháp lý

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)…”

Quy định này xác lập nguyên tắc: mọi giao dịch có bản chất cung cấp hàng hóa, dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không loại trừ các trường hợp không thu tiền hoặc không phát sinh tiêu dùng thực tế.

2. Bản chất của voucher trong quan hệ thuế

Voucher/phiếu quà tặng là một công cụ thương mại đại diện cho quyền được sử dụng hàng hóa, dịch vụ trong tương lai. Khi doanh nghiệp phát hành voucher, giao dịch kinh tế đã hình thành, dù:

• Đã thu tiền hoặc chưa thu tiền

• Khách hàng đã sử dụng hoặc chưa sử dụng

Khi voucher hết hạn:

• Nghĩa vụ cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp chấm dứt

• Giá trị kinh tế của giao dịch được xác lập

• Khoản tiền (nếu có) chuyển thành doanh thu

Do đó, việc không sử dụng voucher không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn.

3. Nghĩa vụ hóa đơn trong trường hợp voucher hết hạn

Từ nguyên tắc pháp lý nêu trên, có thể xác định rõ:

• Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đối với voucher đã phát hành

• Không phụ thuộc:

  • Trạng thái sử dụng của khách hàng

  • Thời hạn hiệu lực của voucher

  • Việc có phát sinh cung cấp dịch vụ thực tế hay không

Việc lập hóa đơn là cơ sở để:

• Ghi nhận doanh thu

• Xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNDN

• Đảm bảo tính đầy đủ của hồ sơ kế toán – thuế

4. Mở rộng áp dụng đối với các hình thức khuyến mại khác

Theo đúng quy định được trích dẫn, nghĩa vụ lập hóa đơn còn áp dụng cho các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo

• Hàng mẫu

• Hàng cho, biếu, tặng

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương

Điểm chung là: không phụ thuộc vào việc có thu tiền hay không, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn để phản ánh giao dịch.

5. Góc độ quản trị và rủi ro

Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn đối với voucher hết hạn, các rủi ro phát sinh bao gồm:

• Không ghi nhận đầy đủ doanh thu chịu thuế

• Sai lệch số liệu kế toán

• Bị ấn định thuế khi kiểm tra

• Bị xử phạt vi phạm về hóa đơn

Do đó, cần thiết lập quy trình kiểm soát:

• Theo dõi vòng đời voucher (phát hành – sử dụng – hết hạn)

• Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu

• Thực hiện lập hóa đơn đầy đủ theo quy định

6. Kết luận

Trên cơ sở quy định pháp luật và bản chất giao dịch, voucher hết hạn không phải là trường hợp ngoại lệ về hóa đơn. Doanh nghiệp có trách nhiệm lập hóa đơn để phản ánh giao dịch kinh tế đã phát sinh, независимо việc khách hàng có sử dụng hay không.

Nguyên tắc này cần được áp dụng thống nhất nhằm đảm bảo tuân thủ và hạn chế rủi ro thuế trong hoạt động kinh doanh.