Hướng dẫn xử lý khấu trừ thuế GTGT hàng mua trả chậm theo Công văn 1832/CT-CS

Việc khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa mua trả chậm, trả góp luôn tiềm ẩn rủi ro nếu kế toán không nắm chắc thời hạn thanh toán trên hợp đồng. Dựa trên hướng dẫn mới nhất tại Công văn 1832/CT-CS ngày 26/03/2026, chúng tôi xin hướng dẫn quy trình xử lý chuẩn như sau:

Đối tượng và điều kiện áp dụng

Hướng dẫn này áp dụng cho các giao dịch thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:

• Hàng hóa, dịch vụ mua theo hình thức trả chậm, trả góp.

• Tổng giá trị ghi trên hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên.

Quy trình xử lý thuế GTGT qua các giai đoạn

Giai đoạn 1: Khi nhận hóa đơn (Chưa đến hạn thanh toán)

Tại thời điểm nhận hóa đơn, dù doanh nghiệp chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp, bạn vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào như bình thường dựa trên:

• Hóa đơn GTGT hợp lệ.

• Hợp đồng mua bán có điều khoản trả chậm/trả góp.

Giai đoạn 2: Khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng

Đây là thời điểm quan trọng nhất. Kế toán cần đối chiếu thực tế thanh toán với các mốc thời gian trong Hợp đồng hoặc Phụ lục hợp đồng:

• Trường hợp 1: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, chuyển khoản...) → Số thuế đã khấu trừ được giữ nguyên.

• Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chưa thanh toán nhưng không có chứng từ ngân hàng → Doanh nghiệp không được khấu trừ phần thuế GTGT này.

Hướng dẫn kê khai điều chỉnh (Khi vi phạm điều kiện)

Nếu rơi vào Trường hợp 2 nêu trên, kế toán phải thực hiện kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ trước đó.

Mẫu biểu sử dụng:

• Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT (ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC).

Cách thức kê khai:

• Kỳ kê khai: Là kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng (Ví dụ: Hợp đồng ghi hạn cuối thanh toán là tháng 03/2026 thì thực hiện điều chỉnh vào tờ khai tháng 03/2026 hoặc Quý 1/2026).

• Chỉ tiêu thực hiện: Nhập số thuế GTGT đầu vào cần giảm vào Chỉ tiêu [37] - "Điều chỉnh giảm" (nằm tại Mục IV trên tờ khai).

Trích dẫn căn cứ pháp lý (Để lưu hồ sơ giải trình)

Để bảo vệ số liệu khi thanh tra thuế, kế toán nên lưu kèm Công văn 1832/CT-CS cùng trích đoạn sau:

Điểm g Khoản 2 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP:

"Đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng... nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ..."

Lời khuyên cho các doanh nghiệp để tối ưu số thuế được khấu trừ

• Gia hạn kịp thời: Nếu đến hạn mà chưa có tiền chuyển khoản, hãy ký Phụ lục hợp đồng gia hạn thời hạn thanh toán trước khi hết hạn cũ. Khi đó, bạn chưa phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào.

• Kiểm soát ngưỡng 5 triệu: Lưu ý quy định mới áp dụng cho hóa đơn từ 5 triệu đồng, thấp hơn rất nhiều so với mức 20 triệu đồng trước đây.