Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh

Đối tượng và ngành nghề áp dụng

Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) có quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của hộ kinh doanh như sau:  

Đối với hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) đáp ứng 01 trong 03 tiêu chí dưới đây phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền: 

(1) Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm trên 01 tỷ; 

(2) Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền; 

(3) Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. 

Như vậy, hộ kinh doanh thuộc các trường hợp trên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. 

Danh mục này cơ bản giống các lĩnh vực đã nêu tại Điều 8 TT 78/2021/TT-BTC (theo đó DN, hộ kinh doanh làm trong các lĩnh vực trên “được lựa chọn sử dụng” hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nay được quy định thành bắt buộc cho hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện doanh thu. 

Hướng dẫn triển khai thực tế

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký, lập và truyền hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong đó người bán phải thực hiện đăng ký và chuyển dữ liệu hóa đơn ngay trong ngày. NĐ 123/2020/NĐ-CP (Điều 11) quy định nguyên tắc của hóa đơn từ máy tính tiền: hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán vẫn hợp pháp, miễn là hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và đảm bảo tính toàn vẹn.  

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Bước 1: Hộ kinh doanh xác định thuộc đối tượng áp dụng hay không? 

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thông qua: 

+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn; hoặc 

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác. 

Việc đăng ký có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có). Sau khi đăng ký, cơ quan thuế sẽ cấp thông báo chấp nhận cùng dãy ký tự mã hóa đơn riêng biệt cho cơ sở kinh doanh. 

Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ và gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Bước 4: Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). 

Lưu ý: 

Hộ kinh doanh cần đảm bảo có thiết bị điện tử được kết nối Internet để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. 

Thời hạn hoàn tất việc đăng ký: Chậm nhất đến ngày 30/05/2025 để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025 theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. 

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa kết nối truyền dữ liệu tới cơ quan thuế 

Theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Việc không thực hiện kết nối này được coi là vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn. 

Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc đơn vị cung cấp máy tính tiền để được hỗ trợ thiết lập kết nối truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. 

Bước 2: Đảm bảo phần mềm hoặc thiết bị sử dụng có khả năng kết nối Internet và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế. 

Bước 3: Sau khi thiết lập kết nối, thực hiện kiểm tra và đảm bảo dữ liệu hóa đơn được truyền đầy đủ, chính xác đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ theo quy định. 

Lưu ý: 

Việc không kết nối truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. 

Hộ kinh doanh cần chủ động thực hiện kết nối trước ngày 01/06/2025 để tránh bị xử phạt và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật