Từ 01/06/2025 Hộ kinh doanh không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ bị phạt

Chế tài xử phạt khi không tuân thủ. 

Hộ kinh doanh nếu không tuân thủ quy định trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (quy định xử phạt về thuế, hóa đơn) và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Cụ thể: 

• Không đăng ký, không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng: Hành vi “không lập hóa đơn khi bán hàng” sẽ bị phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng (Điều 24, NĐ 125/2020/NĐ-CP).  

• Lập sai loại hóa đơn: Nếu hộ kinh doanh thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà vẫn lập loại hóa đơn cũ (ví dụ hóa đơn tự in thông thường) thì bị coi là “lập sai loại hóa đơn”. Hành vi này bị phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng (Điều 24, NĐ 125/2020/NĐ-CP).  

• Đã đăng ký nhưng không chuyển dữ liệu đầy đủ: Với trường hợp hộ kinh doanh đã đăng ký nhưng không thiết lập kết nối dữ liệu với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng đầy đủ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ năm 2024 trở về trước), cũng chịu mức phạt 2 – 4 triệu đồng (theo điểm g, Khoản 4 Điều 24, NĐ 125/2020/NĐ-CP).  

• Xử lý khác: Ngoài phạt tiền, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp bổ sung như truy thu thuế thiếu, phạt chậm nộp thuế, thậm chí kiến nghị tạm dừng hoạt động kinh doanh nếu vi phạm nghiêm trọng. 

Việc chấp hành đúng quy định sẽ giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt hành chính nặng, đồng thời đảm bảo hồ sơ, chứng từ thuế hợp pháp. 

Ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

a) Ưu điểm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại tính kịp thời, chính xác cao. Hóa đơn lập tức được tạo và truyền lên cơ quan thuế ngay khi giao dịch kết thúc, giảm tối đa sai sót do chậm trễ hoặc thao tác thủ công.  

Theo Chi cục Thuế, ưu điểm nổi bật là “Nhanh chóng – chính xác, có thể kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, tự động truyền dữ liệu, giảm thủ tục kê khai; giảm thiểu sai sót, gian lận; tiện lợi cho khách hàng khi có thể nhận hóa đơn qua email hoặc mã QR”  

Do không bắt buộc chữ ký số, việc phát hành hóa đơn diễn ra thuận tiện hơn, phù hợp với các giao dịch nhanh, giá trị nhỏ. Tăng cường minh bạch doanh thu giúp hộ kinh doanh xây dựng uy tín, tạo niềm tin với khách hàng và cơ quan quản lý thuế. 

b) Nhược điểm: Việc triển khai đòi hỏi đầu tư ban đầu về công nghệ (mua máy POS, phần mềm kết nối) và thích ứng với công nghệ. Hộ kinh doanh truyền thống cần đào tạo nhân viên vận hành thiết bị, đảm bảo kết nối Internet ổn định. Trong một số trường hợp, sự cố kỹ thuật (mất điện, lỗi máy) có thể gây gián đoạn lập hóa đơn. Ngoài ra, hộ kinh doanh phải chuẩn bị tốt về quy trình nội bộ để liên tục chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo quy định. Trường hợp không chấp hành dẫn đến xử phạt sẽ gây thiệt hại tài chính và uy tín. 

Tóm lại, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là bước phát triển nhằm tăng tính tự động, minh bạch trong quản lý thuế đối với các hoạt động bán lẻ. Mặc dù có một số khó khăn khi triển khai, nhưng lợi ích lâu dài (giảm rủi ro trốn thuế, đơn giản hóa kê khai thuế) là rõ ràng.  

Quý hộ kinh doanh căn cứ các quy định nêu trên nhanh chóng hoàn thiện việc đăng ký và áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để đảm bảo đúng pháp luật và tối ưu hóa quản lý nội bộ.